KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI POLİTİKASI

İÇİNDEKİLER

1. Amaç
2. Kapsam ve Uygulama
3. Tanımlar
4. Kişisel Verilerin İşlenmesi
   1. Kişisel Verileri İşlenmesinde Uyulan İlkeler
   2. Kişisel Verileri İşleme Amaçları
   3. Kişisel Veri İşlenmesinde Hukuki Sebepler
   4. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinde Hukuki Sebepler
5. Aydınlatma Yükümlülüğü
6. Veri Güvenliği
   1. Teknik Tedbirler
   2. İdari Tedbirler
7. Kişisel Verilerin Aktarılması
   1. Yurt İçi Aktarım
   2. Yurt Dışı Aktarım
8. Kişisel Veri Envanteri
9. Rol ve Sorumluluklar
10. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesi
11. İlgili Kişinin Hakları ve Hakların Kullanılması
    1. İlgili Kişi Hakları
    2. Hakların Kullanılması
    3. Başvurunun Değerlendirilmesi
    4. Başvuruyu Reddetme Hakkımız
    5. Şikâyet Hakkı
12. Politikanın Yayınlanması, Yürürlük
13. Politikanın Güncellenmesi
    

1. Amaç

İşbu Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasının (“Politika”) temel amacı Koçakdent Sağlık Hizmetleri Ticaret Limited A.Ş. ve Gülsemin Koçak Görmüş (Bundan sonra birlikte “Şirket” olarak anılacaktır) tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen sistemler konusunda açıklamalarda bulunarak Şirket ile olan ilişkisi gereği veri işleyen kişilerin uyacağı usul ve esasları belirlemek ve verisi işlenen kişilere karşı şeffaflığı sağlamaktır.

Şirket, kişisel verilerin korunması ve gizliliğiyle ilgili başta T.C. Anayasası ve tarafı olduğumuz uluslararası sözleşme hükümleri olmak üzere, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuatla uyarınca faaliyetlerini sürdürmektedir. Şirket, kişisel verilerin ve temel hak ve özgürlüklerin korunmasına hassasiyetle yaklaşmakta; tüm faaliyetlerinde özel hayatın gizliliği ve düşünce özgürlüğü gibi temel insan haklarını odak noktasında tutmaktadır.

2. Kapsam ve Uygulama

Bu Politika, yürürlükteki düzenlemeler ve uluslararası standartlar gözetilerek hazırlanmıştır. Şirket, veri işleme, aktarma, değiştirme gibi tüm veri işleme faaliyetlerinde öncelikli olarak bu Politika’yı uygulayacaktır.

Şirket, belirli iş faaliyetleri ve süreçleri ile ilgili olarak kişisel verilerin korunması ve bilgi güvenliğinin sağlanmasını ele alan farklı politikalara da sahiptir. Bu Politika, ek şartlar içermedikçe veya kişisel verilerin korunması için daha yüksek standart talep etmedikçe, Şirket’in söz konusu farklı politikalarındaki veri koruma şartlarını geçersiz kılmaz. Bu Politika, uygun düştüğü ölçüde söz konusu diğer politika ve prosedürler ile birlikte uygulanmaktadır.

Kişisel verilerin korunması ve işlenmesi hakkında yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri ile bu Politika’nın hükümleri arasında çelişki bulunduğu takdirde, güncel mevzuat hükümleri öncelikli olarak geçerli olacaktır.

3. Tanımlar

KVKK: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

GDPR: Avrupa Birliği Genel Veri Koruma Tüzüğü

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi

Veri Sahibi/İlgili Kişi: Şirket ve Şirket’in bağlı iştiraklerinin ticari ilişki içinde bulunduğu çalışanları, müşterileri, iş ortakları, hissedarları, yetkilileri, potansiyel müşterileri, aday çalışanları, stajyerleri, ziyaretçileri, tedarikçileri, iş birliği içinde çalıştığı kurumların çalışanları, üçüncü kişiler ve burada sayılanlarla sınırlı olmamak üzere kişisel verisi işlenen gerçek kişiler

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi

Özel Nitelikli Kişisel Veri: kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem

Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi: Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilmeyecek hale getirilmesi

Kişisel Verilerin Silinmesi: Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi

KVK Kurulu/Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu

KVK Kurumu/Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu

4. Kişisel Verilerin İşlenmesi

          1. Kişisel Verileri İşlenmesinde Uyulan İlkeler

Şirket’in politika ve prosedürleri, KVKK ve ilgili mevzuatta yer alan işleme ilkelerine paralel olarak uygulanmaktadır. Bu ilkelerin ilgili kişilerin haklarını kullanmasında ve veri üzerindeki kontrollerinde hayati öneme sahip olduğunu biliyor ve tüm işleme faaliyetlerimizde bu ilkeleri odak noktamız yapmaya son derece hassasiyet gösteriyoruz. Kişisel verileri işleme faaliyetlerimizde ilkelerimiz şunlardır;

• Kişisel veriler, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun ve şeffaf şekilde işlenir.

Şirket veri işleme faaliyetlerinde KVKK’da yer alan hukuki işleme sebeplerine dayanır. Ayrıca dürüstlük kuralı gereği ilgili kişilerin makul beklentilerini gözetir. Şirket ilgili kişi ile iletişiminde açık ve anlaşılır bir dil kullanır ve her zaman kolay ulaşılabilir bir pozisyonda olur.

• Kişisel veriler sadece belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenir.

Şirket, veri işleme faaliyetlerinin öncesinde işleme faaliyetinin amacını belirler. Veriler, yalnızca ilk işleme amacıyla uyumlu olan ilave amaçlarla işlenir. Her bir ilave amaç için ilk amaçla uyum uluslararası düzende kabul gören kriterlere göre belirlenir. Şirketimiz veri işleme amaçları hakkında ilgili kişileri şeffaflık ilkesini gözeterek bilgilendirir.

• Kişisel veriler işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülüdür.

Şirketimiz, veri işleme amacı için zorunlu olan miktarda veri işler. Veriler, veri gizliliği ve güvenliği konusunda en uygun olan yöntemle elde edilir. İşleme faaliyetlerimizde ilgili kişilerin hakları, menfaatleri ve özgürlüklerine orantısız müdahaleden kaçınılır.

• Kişisel veriler doğru ve gerektiğinde günceldir.

Şirket tüm işleme faaliyetlerinde verilerin güncel olmasını sağlar. Eksik, hatalı veya yanlış veriler en kısa sürede imha edilir veya düzeltilir. Şirket düzenli aralıklarla verilerin güncelliğini kontrol eder.

• Kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilir.

Veri işleme amaçlarının ortadan kalkmasıyla birlikte en kısa sürede veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

• Kişisel veriler uygun güvenliğin sağlanmasına yönelik şekilde işlenir.

Şirketimiz veri güvenliğini ana ilke olarak uygular. Bu yönde en iyi uygulamaları takip ederek gerekli idari ve teknik tedbirleri alır.

• Şirket KVKK ve/veya GDPR’ın diğer ilkeleri ile uyumluluk sağladığını gösterir.

Şirketimiz tüm işleme faaliyetlerinde hesap verilebilirlik ilkesini gözetir.

         2. Şirketin Kişisel Verileri İşleme Amaçları

Şirket tarafından işlenen kişisel verileri işleme amaçları şu şekildedir:

• Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
• Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
• Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
• Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
• Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
• İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
• Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
• Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Talep / Şikayetlerin Takibi
• Ücret Politikasının Yürütülmesi
• Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
• Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
• Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

          3.Şirketin Kişisel Veri İşlemekteki Hukuki Sebepleri:

Şirket, kişisel verileri işlerken KVKK’nın 5. Maddesi’ndeki hukuki işleme şartlarından birine dayanır. Kişisel verilerin işlenme şartları, yani hukuka uygunluk halleri, Kanunda sınırlı sayıda sayılmış olup bu şartlar genişletilemez. Şirket, kişisel verileri işlerken şu hukuki sebeplere dayanır:

• İlgili kişinin açık rızasının varlığı,
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

Şirketimiz, başka bir hukuki sebebin varlığı halinde açık rıza hukuki sebebine dayanmaz.

          4. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinde Hukuki Sebepler

Özel nitelikli kişisel verilerin kişinin dini, ırkı, inancı, sağlık ve cinsel hayatı gibi ifşa edilmesi halinde kişiyi ayrımcılığa maruz bırakacak verilerdir. Özel nitelikli kişisel veriler KVKK’nın 6. Maddesi’nde sayılan sınırlı hukuki sebeplerin varlığı olmaksızın işlenemez.

Bu kapsamda Şirket sağlık veya cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel verileri;

• İlgili kişinin açık rızası, hukuki sebeplerine dayanarak işlemektedir. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin verileri ise;
• İlgili kişinin açık rızası,

Sır saklama yükümlülüğü altındaki kişilerce kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amaçlarının bulunması hukuki sebeplerine dayanarak işlemektedir.

5. Aydınlatma Yükümlülüğü

Şirket, KVKK ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca ilgili kişileri aydınlatmakla yükümlüdür. Şirket, kişisel veriler ilgili kişiden elde ediliyorsa, verilerin elde edilmesi anında bizzat veya yetkilendirdiği kişilerce ilgili kişileri bilgilendirir. Kişisel veriler ilgili kişiden elde edilmediği takdirde aydınlatma yükümlülüğü makul bir süre içerisinde, veriler ilgili kişi ile iletişim amacıyla kullanılacak ise ilk iletişim anında, veriler aktarılacak ise en geç ilk aktarımın yapılacağı esnada aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilir.

Şirket ilgili kişileri asgari olarak, Şirketin tüzel kişilik ve adres bilgileri, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen verilerin kimlere ve hangi amaçlarla aktarılabileceği, kişisel veri toplama yöntemi ve hukuki sebebi işe KVKK’nın 11. Maddesi’nde sayılan hakları hakkında bilgilendirir.

Kişisel veri işleme amacı değiştiğinde, veri işleme faaliyetinden önce bu amaç için ayrıca aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilir.

6. Veri Güvenliği

Kişisel verilerin işlenmesinde veri sorumlusu olarak Şirket, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesini önlemek ile muhafazasını sağlamakla yükümlüyüz. Bu nedenle Şirket, özel nitelikli kişisel verilerin korunması için gereken ek tedbirler de dahil olmak üzere, veri güvenliği ile ilgili tüm teknik ve idari tedbirleri almıştır. Bu kapsamda şirketimizce alınan tedbirler aşağıda listelenmiştir.

• Teknik Tedbirler
• İdari Tedbirler
  

7. Kişisel Verilerin Aktarılması

         1. Yurtiçi Aktarım

Şirketimiz, KVKK’nın 5. Ve 6. Maddesi’ndeki veri işleme şartlarına dayanarak kişisel verileri 3. kişilere aktarmaktadır. Şirket veri aktarım faaliyetlerinde gerekli tüm güvenlik önlemlerini almaktadır.

        2. Yurtdışı Aktarım

Şirket KVKK’nın 9. Maddesi uyarınca aşağıdaki şartlardan birini sağlayarak yurt dışına veri aktarmaktadır.

• İlgili kişinin açık rızasının olması,
• Kişisel verinin aktarılacağı ülkenin “güvenli ülke” statüsünde olması ve yeterli korumayı sağlaması,
• Veri aktarımına ilişkin Şirket’in ve alıcı tarafın hak ve yükümlülüklerinin düzenlenerek yeterli korumanın yazılı olarak taahhüt edilmesi ve Kurul’un izninin bulunması.

8. Kişisel Veri Envanteri

Şirket KVKK kapsamında işlenen kişisel verilere ilişkin Kanunun öngördüğü detaylarla bir veri envanteri oluşturmuştur. Şirketin veri envanteri aşağıdaki detayları içermektedir:

• Kişisel verinin kullanıldığı iş süreçleri,
• Kişisel verinin kategorisi,
• İşlenen kişisel veriler,
• İşlenen özel nitelikli kişisel veriler,
• İşleme faaliyetinin amacı ve hukuki sebebi,
• Kişisel verilerin yurt içindeki alıcıları,
• Kişisel verilerin yurt dışına aktarılıp aktarılmadığı,
• Kişisel verileri saklama süreleri

Şirket’in işleme faaliyetlerinde bir değişiklik olması halinde Kişisel Veri Envanteri güncellenir. Şirket, Kişisel Veri Envanteri’nde yer alan bilgileri ve varsa güncellemeleri Veri Sorumluları Kayıt Sicil’ine bildirir. Şirket’in, bu Politika’nın 5. Maddesi’nde anılan aydınlatma yükümlülüğü çerçevesinde ilgili kişiye vereceği bilgiler, Sicile açıklanan bilgilerle uyumludur.

9. Rol ve Sorumluluklar

Şirketimiz kişisel verilerin işlenmesine ilişkin rol ve sorumluluklar şu şekildedir:

• İlgili birim bu Politika’nın verisi işlenen müşteri, taşeron, tedarikçi gibi ilgili kişilere bildirilmesinden sorumludur.
• İlgili birim bu Politika’nın çalışan, tedarikçi gibi Şirket adına veri işleyen tarafların Politika hakkında bilgilendirilmesinden, düzenli kontroller ile bahse konu veri işleyenlerin Politika’yı uygulanmasından sorumludur.
• İlgili birim bu Politika’nın güncellenmesinden sorumludur. Birim Şirketin bilgi işlem sistemlerinin ihtiyaçlarını gözeterek gerekli iyileştirmeleri yapar ve gerektiğinde Politikanın güncellenmesi sürecini yürütür.
• İlgili birim, bu Politika ’ya ile ilgili güncellemeleri onaylamaya yetkilidir.
• İlgili birim Politika’nın uygulanmasına yönelik ihlallerde yaptırımların belirlenmesi ve uygulanmasından sorumludur.

10. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi

• KVKK’nın 7. Maddesi ve ilgili diğer mevzuat hükümleri gereğince, kişisel verilerin işleme sebeplerinin ortadan kalkması halinde Şirket’in kararı, periyodik kontrolü ve/veya ilgili kişinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, imha edilir veya anonim hale getirilir.
• Şirket, kişisel verinin elde edilme sebebi ile bağlantılı olarak kişisel veriyi gerekli olandan uzun süre saklamayacaktır. Şirket, işleme sebeplerinin ortadan kalkmasıyla birlikte kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
• Şirket, bu doğrultuda usul ve esasları belirlemek üzere Saklama ve İmha Politikası hazırlamıştır. Kişisel verinin her bir kategorisi için saklama süresi, Şirket’in veriyi saklamak zorunda olduğu yasal yükümlülükler de dahil olmak üzere saklama ve imha sürelerinde kullanılan kriterler bu Saklama ve İmha Politikasında belirtilmiştir. Bu Saklama ve İmha Politikası, bu Politika’nın 8. Maddesinde belirtilen Kişisel Veri Envanteri ’ne uygun olarak düzenlenmiştir.
• Şirket, kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesinde bu Politika’nın 4/a kısmında yer alan ilkelere, 6. Maddesi’nde yer alan teknik ve idari tedbirlere, Saklama ve İmha Politikası’na, ilgili mevzuat hükümlerine ve Kurul kararlarına uygun hareket eder.Kişisel veriler KVKK hükümleri, ilgili mevzuat ve Şirketin Saklama İmha Politikası doğrultusunda, güvenli bir şekilde, en uygun yöntemle imha edilecektir. Şirket, ilgili kişinin talebi halinde uygun yöntemi gerekçesi ile açıklayarak seçer.

11. İlgili Kişinin Hakları ve Haklarını Kullanması

        1. İlgili Kişi Hakları

İlgili kişiler, KVKK 11. Maddesi uyarınca işlenen kişisel verileriyle ilgili şu haklara sahiptir:

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse bu bilginin yapısına ilişkin bilgi talep etme ve kime ifşa edildiğini öğrenme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme ve bu yönde yapılan işlemin üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini ve bunun üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İlgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

         2. Hakların Kullanılması